如何让会议更高效?

发布日期:2013-11-26
作者:简宁
 
    相关部门的一项调查结果显示:在老板一周55小时工作时间里,大约有18小时用于开会。剩下的时间中,有3个多小时用于通电话,5小时用于商务会餐,每周自由安排的时间仅有6小时。那么,如何让会议更高效呢?
 
    1.善于授权。有研究发现,如果老板的直接下属很多,这个老板又不善于授权,总亲自插手公司的内部运作,那么,这家公司的内部会议就较多较长。
 
    2.在正确的会议节点做决策。老板应该紧盯会议之间的逻辑关系,避免开同样的会。最好设计一个合理而高效的会议体系,在正确的会议节点上进行有效决策,而不仅仅把会议当成获取信息的渠道。开会而没有决议,就是让事情更加复杂,最终难免瘫痪。
 
    3.一定要设立会议日程表。如果你没有时间,一定要让秘书给你制定一个会议日程表。早晨上班的第一件事,就是看一下你的会议日程表,然后从中画掉不重要的会议,来处理最紧急、最重要的事务。
 
    4.合并会议。除画掉不重要的会议外,还要看一下有哪些会议必须召开而又可以合并在一起。
 
    5.将会议改为私下沟通。有一些老板很少召开长时间的面对面会议,而是“进行经常性的反复接触”,亲自与相关人员面谈,或通过发送短信、即时消息和视频聊天等方式沟通,节省了开会时间。
 
    6.是否召开会议,“利”字当头。日本人开会爱斤斤计较,老板在做会议时间安排时,可以学下日本人,多打一下算盘,看一下会议成本。这里的“利”字,不仅是开会的金钱成本,还有人力成本、时间成本等,合计起来就十分惊人了。有了这样的成本核算,哪些会该开,哪些不该开,也就清楚了。
责任编辑:manager
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